電子報名單怎樣增長？訂閱表單、歡迎郵件與喚醒沉睡訂閱者（香港・台灣）
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重點摘要
- 名單的價值在於收件人是否真的想收到你的郵件；購買或收集回來的名單，換來的通常是投訴與退信，而不是生意。
- 香港《個人資料（私隱）條例》規定，以個人資料作直接促銷前須取得資料當事人同意，並告知擬使用的資料與促銷的產品或服務類別；台灣《個人資料保護法》規定，當事人表示拒絕接受行銷時應即停止。
- 訂閱表單放在收件人最有興趣的地方：網站、文章結尾、結帳頁、活動現場；彈出視窗要避免遮蓋整個手機畫面。
- 訂閱後立即寄出歡迎郵件，說明會收到甚麼、多久一封。
- 定期處理長期不互動的訂閱者：先嘗試喚醒，仍無回應就停寄，保護寄件信譽。
電子報名單不是越大越好，而是想收到你郵件的人越多越好。一份由主動訂閱者組成的名單，打開、點擊與轉換都會比一份龐大但冷淡的名單好得多，也不會拖累你的寄件信譽。這篇整理怎樣合法又有效地增長名單、怎樣迎接新訂閱者，以及怎樣處理沉睡的訂閱者。
先談原則：只寄給想收的人
購買、交換或從網上收集回來的電郵地址，收件人不認識你，也沒有同意接收。寄給這些地址，常見的結果是大量退信與「回報垃圾郵件」，令整個寄件網域的信譽下降，連寄給真正客戶的郵件也受影響。詳見《如何避免電郵／電子報被當成垃圾郵件？企業寄件完整指南（香港・台灣）》。
法規方面，收集訂閱者時要留意：
- 香港：《個人資料（私隱）條例》規定，資料使用者以個人資料作直接促銷前，須取得資料當事人的同意，並告知他擬使用的個人資料類別、促銷的產品或服務類別，以及他可以拒絕的權利（私隱專員公署：條例概覽）。
- 台灣：《個人資料保護法》第 20 條規定，當事人表示拒絕接受行銷時應即停止，首次行銷時應提供當事人表示拒絕的方式（全國法規資料庫）。
- 其他地區：規定各有不同，例如英國的電郵行銷一般須取得收件人的明確同意。寄送前請確認適用於收件人所在地的規則。
以上為摘要，並非法律意見。
訂閱表單放在哪裡？
表單要放在收件人正好對你的內容感興趣的地方：
- 網站：頁尾、網誌文章結尾、產品頁側邊。讀完一篇有用的文章，正是訂閱的好時機。
- 結帳或註冊流程：加一個「訂閱電子報」的選項，並讓收件人主動勾選，而不是預設已勾選。
- 活動與展覽現場：用平板或二維碼讓參加者自行登記，並說明他會收到甚麼。
- 社交媒體：在個人資料頁與貼文放訂閱連結，把已經關注你的人帶到電郵。
- 現有郵件：在電子報加入「轉寄給朋友」或訂閱連結，讓收件人把內容分享出去。
表單越短越好。 一開始只需要電郵地址，最多加上名字；其他資料可以之後在歡迎郵件或偏好設定中慢慢收集。
彈出視窗要小心使用。 Google 指出，遮蓋整個頁面的彈出視窗會讓搜尋引擎難以理解你的內容，可能影響搜尋表現，建議改用只佔畫面一小部分的橫幅（Google 搜尋中心：避免干擾性插頁）。在手機上尤其要避免整頁遮蓋。
給人一個訂閱的理由
大部分人不會無故交出電郵地址。清楚說明訂閱後能得到甚麼，並提供一個與你的業務相關的誘因：
- 實用資料：行業指南、清單、範本、報告；
- 專屬優惠：新會員折扣、會員限定活動；
- 學習機會：網上講座、入門課程、一對一諮詢。
誘因要和你之後寄出的內容相關。為了抽獎而訂閱的人，對你的電子報未必有興趣，之後也容易退訂或投訴。
雙重確認與歡迎郵件
雙重確認（double opt-in）：訂閱後先寄一封確認郵件，收件人點擊確認連結才正式加入名單。它可以排除打錯的地址與冒用他人地址的訂閱，名單質素更高；代價是部分人不會完成確認。對重視名單質素的品牌來說通常值得。
歡迎郵件：訂閱後立即寄出，因為這是收件人對你最有興趣的時刻。歡迎郵件應該：
- 感謝訂閱，並兌現承諾的誘因（例如下載連結、優惠碼）；
- 說明之後會收到甚麼內容、大約多久一封；
- 介紹你是誰，以及最值得先看的內容；
- 邀請收件人把你的寄件地址加入通訊錄。
也可以把歡迎郵件擴展成一個歡迎系列，在頭幾天到幾週內分幾封寄出，逐步介紹品牌、分享有用內容，最後才提出優惠。按收件人所處階段安排內容的做法，詳見《EDM 行銷策略：用電郵漏斗把陌生人培養成忠實顧客（香港・台灣）》。
讓收件人選擇，而不是只能退訂
提供一個偏好設定頁，讓收件人選擇：
- 想收到的主題（例如只收新品消息、只收活動通知）；
- 收件頻率（例如每週或每月一封）；
- 語言（香港與台灣的讀者，或中英文讀者）。
很多人退訂不是因為不喜歡你，而是郵件太多或內容不相關。讓他們調整，而不是只能全部退訂，可以保留更多訂閱者。
處理沉睡的訂閱者
一段時間沒有任何互動的訂閱者，不只沒有貢獻，還會拉低你的整體互動數據，影響寄件信譽。
怎樣界定「沉睡」？ 視乎你的寄送頻率與業務週期：每週寄出的電子報，幾個月沒有互動已經很久；一年只買一次的產品，時間可以放長一些。判斷時要注意，部分收件人的開信紀錄本身記錄不到（詳見《電郵開信率怎樣提升？EDM 開啟率、點擊率與真正該看的指標（香港・台灣）》），所以應同時參考較長時間內的點擊與購買紀錄。
喚醒流程可以這樣安排：
- 先問偏好：「還想收到我們的郵件嗎？想收甚麼？」附上偏好設定頁連結。
- 提供理由回來：專屬優惠、最近最受歡迎的內容，或近期的改變與新服務。
- 最後一封：坦白說明如果沒有回應，之後會停止寄送，並給他留下的選擇。
一個常見而有效的最後一封郵件結構：主旨直接問「要說再見了嗎？」，內文以溫和的語氣說明你注意到他最近沒有打開郵件，然後提供幾個清楚的選擇 — 例如「繼續訂閱」、「更新我的偏好」、「看看最新產品」。
仍然沒有回應的，就停止寄送。 名單變小，但留下來的都是真正有興趣的人，寄件信譽與整體成效都會更好。
常見問題
可以把活動收集的名片加入電子報名單嗎？
要看你收集時有沒有告知用途並取得同意，以及收件人所在地的法規。例如香港的《個人資料（私隱）條例》對直接促銷有同意要求。最穩妥的做法是先寄一封邀請訂閱的郵件，讓對方自行選擇。
應該用雙重確認嗎？
重視名單質素、或曾經收到大量虛假訂閱的，建議使用。它會令部分人沒有完成確認，但留下的名單更可靠。
多久要清理一次名單？
硬退信的地址應該立即移除；沉睡訂閱者可以定期（例如每季）檢視一次，先嘗試喚醒，再決定是否停寄。
訂閱者退訂了，可以再寄給他嗎？
不可以。退訂的收件人應加入排除名單，所有部門、所有活動都不再寄推廣郵件給他，除非他日後重新主動訂閱。
UFOSEND 的 EDM 電郵推廣服務可以按來源、產品或報名表單把訂閱者整理成多個清單，疊加標籤組合精準分眾；退信、投訴與退訂會自動加入排除名單，並在所有活動之間共用。