行銷、客服、業務各自發電子報，卻共用一個 EDM 平台 — 多部門權限、名單隔離與審核流程（台灣企業免費試用）
發佈於
重點摘要
- 團隊是同一個帳戶內的資料隔離，各部門只看得到自己的名單與活動，但共用同一個額度池與帳單。
- 寄件網域的 SPF／DKIM／DMARC 由平台管理員設定一次，所有部門共用，不必每個部門各自申請。
- 五種角色：平台管理員、團隊管理員、操作員、審核員、分析員；分析員是唯讀。
- 送審流程預設關閉，開啟後操作員的電子報須經審核員或團隊管理員核准才會發送，送審階段不扣額度。
- 一位客戶可以同時屬於多個團隊，後台成員則一人一隊。
台灣團隊想直接試？ 免費試用：註冊即送試用額度，建兩個團隊、各發一封測試電子報，免信用卡。服務說明見 EDM 電郵推廣。
先講一個很常見的場景
一家中型企業：行銷部用某個電子報平台發月刊，客服部用 Gmail 群發系統通知，業務部各自用 Outlook 寄報價與活動邀請。三個月後，公司網域寄到 Gmail 與 Yahoo 的信開始進垃圾匣 — 包括正式的報價單。
原因不是誰寄了垃圾信，而是同一個寄件網域的信譽是共用的。任何一個部門的投訴率、退信率，都會算到整個網域頭上。為什麼用 Gmail／Outlook 群發本來就行不通，見 用 Outlook、Gmail 群發推廣電郵為什麼行不通。
解法不是再多開一個帳號，而是一個帳戶、多個團隊。
團隊不是子帳號
這是最容易誤會的一點。團隊是同一個帳戶內部的資料隔離，不是多個獨立帳號。 所有團隊共用同一套平台、同一個額度池、同一份帳單、同一組寄件網域設定。差別只在於：誰看得到哪些資料。
一個帳戶
├── 帳戶團隊（總部／IT）—— 看得到全部、管帳單、網域與平台設定
├── 行銷部團隊 —— 只看得到行銷名單、電子報與表單
├── 客服部團隊 —— 只看得到客服名單與通知類信件
└── 業務部團隊 —— 只看得到各自的潛在客戶與活動邀請如果每個部門各開一個帳號，你會得到三份帳單、三套 SPF／DKIM／DMARC 設定、三個要分別儲值的額度，而且總部沒有任何跨部門的整體視角。團隊的做法反過來：帳務、網域與平台設定集中在上層，資料在下層分開。
每個部門登入後看到的世界
- 行銷部：只看得到行銷名單、電子報活動、獲客表單與自己的成效報表。
- 客服部：只看得到自己的客戶與通知類信件。
- 業務部：各自的潛在客戶與活動邀請。
- 總部的平台管理員：用「檢視角度」切換看全部，或只看某一個團隊。
被隔離的資源包括：CRM 名單、標籤、目標受眾、電子報與其他通訊活動（簡訊、MMS、LINE、WhatsApp）、獲客表單、表單提交記錄、匯出檔與訂單。
有一個細節值得記住：後台成員一人只屬一個團隊，但客戶可以同時屬於多個團隊。 一位客戶如果既是行銷部的會員、又是客服部的個案，可以掛在兩個團隊，兩邊都看得到他。
共用的東西：網域、抑制清單、額度
這是多部門共用一個平台最實際的好處，而且三件都跟到達率直接相關：
- 寄件網域。 SPF／DKIM／DMARC 由平台管理員設定一次，所有部門的信都對齊。不會出現「客服部的信沒簽 DKIM」這種一個部門拖垮全公司的情況。
- 抑制清單。 某位客戶在行銷電子報按了退訂或回報垃圾信，這個狀態是帳戶層級的，其他部門也不會再寄給他。這一點對網域信譽的保護，比任何模板都重要。
- 額度。 一個額度池，總部一次採購，各部門不必各自報帳；送出多少，報表看得到是哪一隊用的。
五種角色
| 角色 | 放在哪種團隊 | 能做什麼 |
|---|---|---|
| 平台管理員 | 只能是帳戶團隊 | 全帳戶：成員、帳單、網域、平台設定，以及所有團隊的資料 |
| 團隊管理員 | 自訂團隊 | 管理本隊成員與名單，可以直接發送與審核 |
| 操作員 | 自訂團隊 | 製作與編輯電子報；能不能直接發送，取決於有沒有開審核 |
| 審核員 | 自訂團隊 | 編輯，加上審核與發送；開啟審核後才會出現這個角色 |
| 分析員 | 自訂團隊 | 只看成效報表，不能修改任何資料 |
分析員適合需要看數字但不該碰名單的人：老闆、財務、外部顧問。
需要內控時：送審流程
台灣企業最常見的痛點是「新同事把未定稿的優惠寄給了全部會員」。
送審流程（Maker-Checker）是帳戶層級的選項，預設關閉，由平台管理員在「權限 → 團隊」啟用。開啟後：
- 操作員做完電子報只能「送審」，由審核員或團隊管理員核准才會發送。
- 待審期間內容鎖定，操作員不能修改；要改就請審核員退回。
- 送審階段不扣額度，核准發送時才計算。
- 平台管理員與團隊管理員永遠可以直接發送。
不需要為了用送審而硬切出多個團隊，一個團隊照樣可以跑審核。完整規則見 多分店、多代理、多部門如何各自管理名單 — 團隊權限與 Maker-Checker 完整指南。
三個台灣企業的配置範例
連鎖門市。 總部一個帳戶團隊，北、中、南各一個團隊。門市操作員只看自己區域的會員；總部看全部，也可以只看某一區。
集團多品牌。 每個品牌一個團隊，共用集團網域與額度。各品牌的行銷各自發，集團行銷長用分析員角色看整體報表。
單一行銷部，但要內控。 只建一個「行銷部」團隊，開啟送審。操作員製作、主管核准，就是完整的 Maker-Checker。
個資法與退訂
台灣《個人資料保護法》要求個人資料在蒐集的特定目的內使用。當「客服部蒐集的個案資料」被業務部拿去做推廣時，這條線就開始緊張了。團隊隔離是把這個原則落實成系統設定，而不是靠同事自律。
每一封電子報都要有可用的退訂連結，而退訂狀態在整個帳戶同步。這既是對收件人的尊重，也是 Gmail、Yahoo 對大量寄件人的硬性要求。
免費試用：台灣團隊怎麼開始
- 註冊，註冊即送試用額度，免信用卡。
- 平台管理員設定寄件網域（SPF／DKIM／DMARC），做一次就好。
- 到「帳戶管理 → 權限 → 團隊」建立兩個團隊（例如行銷部、客服部），各邀請一位操作員。
- 各自匯入一小份名單、各發一封測試電子報，回到帳戶團隊用「所有團隊」視角看報表。
- 想試送審流程，再回「權限 → 團隊」開啟。
介面與說明都是繁體中文。台灣同事常用的 LINE 也在同一個平台，會員經營可以電子報加 LINE 分工，名單與抑制清單只管一份 — 見 LINE 官方帳號。
常見問題
一定要開團隊嗎？
不必。只用預設的帳戶團隊也能正常運作。有多個部門、分店或品牌要各自管理名單時，才需要建立自訂團隊。
各部門的發送額度可以分開計費嗎？
不行。團隊切的是資料可見範圍，不是錢；額度與帳單是整個帳戶一份。報表可以看到各團隊的用量。
行銷部可以用自己的寄件網域嗎？
網域由平台管理員在帳戶層級統一管理，各部門不必、也不能各自設定。這正是「一個部門的設定錯誤不會拖垮全公司」的保證。
台灣的公司可以用嗎？
可以。註冊即可試用，介面為繁體中文；發到台灣收件人的電子報與發到香港沒有分別。