多分店、多代理、多部門如何各自管理名單 — 團隊權限與可選 Maker-Checker 完整指南

重點摘要

• 團隊是同一個帳戶內部的資料隔離，不是子帳戶，所有團隊共用同一個額度池與同一份帳單。
• 後台成員一人只屬一個團隊，CRM 用戶則可以同時屬於多個團隊。
• 平台有五種角色：平台管理員、團隊管理員、操作員、審核員與分析員，其中分析員是唯讀角色。
• Maker-Checker 是預設關閉的帳戶層級選項，啟用後操作員須送審，由審核員或團隊管理員審核。
• 通訊訊息送審階段不扣額度，核准後發送時才計算。

名單管理最常見的兩個問題，其實是同一個問題的兩面。

一面是：「北區分店的同事看得到南區的客戶名單，這樣不行。」

另一面是：「上個月有同事誤發了一個未定稿的優惠給全部客戶。」

第一個是資料隔離的問題，第二個是內控的問題。兩者都可以在同一個帳戶內解決 — 用「團隊」切開資料，再視需要加上一層送審批核。

這篇說明這套機制怎麼運作、五種角色各自能做什麼，以及什麼情況該開、什麼情況不該開。

先講清楚：團隊不是子帳戶

這是最容易誤會的一點。

團隊是同一個帳戶內部的資料隔離，不是多個獨立帳戶。 所有團隊共用同一套平台、同一個額度池、同一份帳單。差別只在於：誰看得到哪些資料。

這個設計是刻意的。如果每個分店都開一個獨立帳戶，你會得到五份帳單、五套設定、五個要分別儲值的點數池，而且總部沒有任何跨店的整體視角。團隊的做法反過來 — 帳務與平台設定集中在上層，資料在下層分開。

架構大致是這樣：

一個帳戶
├── 帳戶團隊（Account Admin）—— 看得到全部、管帳單與平台設定
├── 自訂團隊 A（例：北區分店）—— 只看得到團隊 A 的資料
├── 自訂團隊 B（例：行銷部）  —— 只看得到團隊 B 的資料
└── 自訂團隊 C（例：代理 A）  —— 只看得到團隊 C 的資料

兩種「人」要分開看

這是第二個常見的混淆點，必須先釐清，否則後面的權限規則會讀不通。

A. 平台成員 — 會登入後台的人

指的是你的員工、主管、代理商的操作人員。在帳戶管理 → 權限 → 成員邀請與管理。

每一位成員會被指派一個團隊加上一個角色。這兩者合起來決定：他登入後看得到哪些資料、能不能邀請別人、能不能發佈或審核。

B. CRM 用戶 — 你的客戶名單

指的是聯絡人、客戶、訂閱者。在用戶詳情頁有一個**「團隊」**分頁。

與平台成員不同，一位 CRM 用戶可以同時屬於多個團隊 — 例如一位跨區共用的 VIP 客戶，可以同時掛在「北區」與「VIP 專案」兩個團隊底下。新建用戶時，系統會預設帶入建立者所屬的團隊。列表與搜尋會依登入者的團隊自動過濾。

一句話記住差別：後台成員一人一隊，客戶名單可以跨隊。

五種角色

角色	可放在哪種團隊	能做什麼
平台管理員	只能是帳戶團隊	全帳戶：成員、帳單、平台設定、網域，以及所有團隊的資料
團隊管理員	只能是自訂團隊	管理本隊成員與本隊用戶，可以直接發佈與審核
操作員	自訂團隊	製作與編輯。能不能直接發佈，取決於有沒有啟用審核
審核員	自訂團隊	編輯，加上審核及發佈。必須先啟用審核功能才會出現這個角色
分析員	自訂團隊	只看成效報告，不能修改任何資料

幾條規則值得單獨記住：

• 帳戶團隊只能放平台管理員。 反過來，自訂團隊不能放平台管理員。
• 帳單、平台設定與網域，只有平台管理員能碰。 團隊管理員管人，不管錢。
• 團隊管理員可以管理本隊成員，但不能建立或刪除團隊本身 — 建立與刪除團隊是平台管理員的事。
• 分析員是真正的唯讀角色。 適合需要看數字但不該碰名單的人：老闆、財務、外部顧問。

功能範圍大致這樣分：用戶管理、獲客表單、通訊訊息（Email／SMS／MMS／LINE／WhatsApp）這三類，團隊管理員、操作員、審核員都能做，分析員不行；報告則四種角色都看得到。

資料怎麼隔離

從「登入後看到的世界」來理解最直觀：

• 帳戶團隊的成員：看到全帳戶所有團隊的資料。當帳戶下有多個團隊時，列表會顯示團隊標籤，也可以切換檢視角度只看某一隊。
• 自訂團隊的成員：只看到自己團隊的資料。其他團隊的名單、活動、表單，對他而言不存在。

技術上的規則是交集：每一項資源都帶有自己的團隊標記，使用者的團隊與資源的團隊有交集，才能存取。這也是為什麼一位 CRM 用戶掛在兩個團隊時，兩隊的人都看得到他。

會被團隊標記與過濾的資源包括：

• 獲客表單／銷售漏斗
• CRM 用戶、標籤、目標受眾
• 通訊活動（EDM、SMS、MMS、LINE、WhatsApp）
• 表單提交記錄、匯出檔案
• 訂單

香港的合規角度

資料隔離不只是管理上的方便，在香港它也接上兩條實際的法規線。

《個人資料（私隱）條例》的保障資料原則要求個人資料只能用於收集時說明的目的（或直接相關的目的），除非取得資料當事人的訂明同意。當「北區分店收集的客戶資料」被南區拿去做推廣時，這條線就開始緊張了 — 團隊隔離是把這個原則落實成系統設定，而不是靠同事自律。

推廣訊息本身則受《非應邀電子訊息條例》規管，退訂要在 10 個工作天內處理。見 香港推廣訊息合規清單。

Maker-Checker：可選的審核流程

這是帳戶層級的選項，不是強制。 預設不開，由平台管理員在權限 → 團隊啟用。

開啟的條件

啟用時至少要勾選一個需要審核的範圍：獲客表單或通訊訊息。可以只開一項，也可以兩項都開。

啟用之後，才會出現「審核員」這個角色可以指派。關閉審核時，既有的審核員會自動轉為操作員 — 不會有人被卡在一個不存在的角色上。

開與不開的差別

範圍	未啟用審核	啟用審核
獲客表單	操作員可以編輯並直接發佈	操作員只能編輯 + 送審；審核員或團隊管理員負責審核及發佈
通訊訊息	操作員、審核員都能編輯並發佈	操作員只能編輯 + 送審；審核員或團隊管理員負責審核及發送

通訊訊息送審的幾個細節

這幾點實務上很重要：

• 送審階段不扣額度。 系統會提示：核准之後才會發送。
• 待審期間，操作員不能修改該活動。 這是刻意的 — 否則審核就失去意義（主管核准的版本和實際發出的版本可能不一樣）。
• 審核員可以核准或拒絕。如果活動排了時間而審核拖過了排程時間，該活動會被標為失效。
• 涵蓋所有廣播類活動：EDM、SMS、MMS、LINE 廣播、WhatsApp。

獲客表單送審

操作員啟用漏斗時，動作會變成「送審」，狀態為待審。審核員核准後才會真正啟用；拒絕則退回草稿。

誰不受審核限制

平台管理員與團隊管理員永遠可以直接發佈。 Maker-Checker 管的是操作員這一層。

四個實際場景

場景 A：三個區域的保險代理

帳戶團隊：總部 · 平台管理員 × 2（看全局、管帳單）
├── 北區團隊：團隊管理員 × 1、操作員 × 3、審核員 × 1
├── 中區團隊：團隊管理員 × 1、操作員 × 2
└── 南區團隊：團隊管理員 × 1、操作員 × 2、分析員 × 1（只看報表）

各區的操作員只看得到自己區的客戶與活動。總部的平台管理員用「檢視角度 → 所有團隊」做跨區檢視。啟用通訊審核之後，操作員做完活動送審，審核員核准才發送。

場景 B：企業行銷部 — 要內控，不需要分店

只建一個「行銷部」自訂團隊就夠了。操作員負責內容，審核員負責核准，團隊管理員管人事。獲客表單與通訊兩項都開審核，就是完整的 Maker-Checker。

不需要為了用 Maker-Checker 而硬切出多個團隊。 一個團隊照樣可以跑審核流程。

場景 C：代理商白標 — 多代理、總部不管內容

每個代理一個團隊，總部的平台管理員只管帳單與平台設定。各代理的團隊管理員自己管成員與名單。

這個場景刻意不啟用審核 — 代理的操作員可以直接發佈，速度優先。總部要的是隔離，不是把關。

場景 D：跨部門共用客戶

同一位 CRM 用戶同時勾選「北區」與「VIP 專案」兩個團隊，兩邊有權限的人都看得到他。適合跨區的 VIP 客戶或專案協作。

這是 CRM 用戶可以跨隊、後台成員不能跨隊的價值所在。

建立與刪除團隊

建立（只有平台管理員能做）：

1. 進入 帳戶管理 → 權限 → 團隊
2. 新增團隊
3. 重新命名成有意義的名字（例：北區分店、行銷部、代理 A）
4. 到「成員」邀請人員，選團隊 + 角色

刪除團隊時，系統會先預覽影響範圍 — 成員、漏斗、活動、用戶各有多少會受影響。實際刪除時，只屬於該團隊的資源會被刪除；跨團隊的資源只會解除與該團隊的關聯；訂單則改歸帳戶團隊，不會直接刪掉。

常見問題

一定要開團隊嗎？
不必。只用預設的帳戶團隊也能正常運作。只有在有多個事業單位、分店、部門或代理需要各自管理名單時，才需要建立自訂團隊。

一個員工能同時屬於多個團隊嗎？
不能。後台成員一人一個團隊。但 CRM 用戶（你的客戶名單）可以同時屬於多個團隊。

誰能建立團隊？
只有平台管理員。團隊管理員可以管理自己團隊的成員，但不能建立或刪除團隊。

團隊管理員能邀請平台管理員嗎？
不能。平台管理員只能存在於帳戶團隊。

不開審核的話，還需要指派審核員嗎？
不需要，而且系統不會提供這個角色選項。關閉審核時，既有的審核員會自動轉為操作員。

審核可以只對某一個團隊開啟嗎？
審核設定是帳戶層級的開關。但由於資料本來就依團隊隔離，實務上是由同團隊的審核員或團隊管理員審核本團隊的活動。

送審之後可以再改內容嗎？
待審期間操作員不能修改。如果需要改，請審核員先拒絕退回，修改後重新送審。

送審會先扣掉發送額度嗎？
不會。送審階段不扣額度，核准後發送時才計算。

刪除團隊之後名單會不見嗎？
只屬於該團隊的資源會被刪除，跨團隊的只解除關聯。刪除前系統會先顯示影響預覽，可以先確認再決定。

各團隊的發送額度是分開的嗎？
不是。團隊共用同一個帳戶的額度池與帳單 — 團隊切的是資料可見範圍，不是錢。如果你需要各單位獨立計費，那是另一個層次的需求，值得先談清楚。