如何「預防」你的電郵被掉進垃圾箱,這不是你一個人的事。

 

作為一個官方機構,以電郵發放資訊和推廣是最普遍不過,既專業,又合乎禮貌,也較為安全。然而,在這網絡世界,總有些不完善的疏忽,而令到這個電郵渠道形成阻礙,發送的電郵卻不能完成傳達訊息的任務。在一次的面談中,朋友的公司便遇到了這個難題,劈頭而來的就是兩大苦惱,一是所發的電郵,大部份被掉入垃圾郵件(Spam mail),第二個苦惱就是收件者沒有收到電郵,是收不到,還是發不出也未知,總之就是所發的電郵就像掉入了黑洞,不見天日了。

這是各大企業總有機會遇到的問題,而且其嚴重性是:一經發生,不能立即解決,而是需要一段時間才可恢複。所以,要處理這些苦惱,必須從預防開始。在談論預防時,不得不先要解釋下列的專業用語:

IP(Internet Protocol),網絡之間的互連協議,是電腦在互聯網進行互相發放訊息的規則,而 IP Address 可理解為每一個電腦或伺服器的位置。

DNS (Domain Name System),域名系統,把人性化的域名轉化為電腦的 IP address。

SPF(Sender Policy Framework),發送者的策略架構,是電子郵件驗證系統,一種 DNS 記錄。

DKIM(Domain Keys Identified Mail),電郵驗證技術,利用密碼金來簽署和驗證電郵的合法性。

DMARC(Domain Message Authentication Reporting and Conformance),是在SPF 和 DKIM 下的記錄,用以將來電郵者驗正身,和拒絕偽造域名的電郵。

從這些專有名詞所代表的專有技術,你就會明白,我們所發出的電郵,在發出之時,已不斷被驗證為『附合協議』、或『並沒有違反協議』,而獲合法授權傳遞訊的個人、及公眾身份。垃圾郵件是指接受方不想接收到的郵件,只要透過嚴謹、不斷改善和應變的技術,驗證郵件是由合法、友善、健康的身份而來的,就會受歡迎,被扔掉的機會相對減少。

要證明自己(郵件)是合法、友善、健康,不是單靠用家而能做到的,必須要與電郵服務供應商(ESP Email Service Provider)緊密合作才可以,作為用家,只能誠心地寫好一封電郵,有吸引人的主題、內容,設計成美麗的版面,這是前台(front end)要做的準備,而在後台(backend);作為電郵服務供應商,是要維持系統合乎 SPF、DKIM、DMARC指引,而不同互聯網平台的指引、法規會不定時更新,要不時和平台把關的人員溝通、搓商、協議,才能保持後台的領域正常發展。

電郵服務供應商是有責任去維持互聯網通訊的合法性暢通的,所以,在電郵營銷推廣的行動中,必須要與一間有經驗、進取和不斷改進的電郵服務供應商合作。