電郵及短訊通訊專家

如何「預防」你的電郵被掉進垃圾箱，這不是你一個人的事。

 

作為一個官方機構，以電郵發放資訊和推廣是最普遍不過，既專業，又合乎禮貌，也較為安全。然而，在這網絡世界，總有些不完善的疏忽，而令到這個電郵渠道形成阻礙，要發送的電郵卻不能完成傳達訊息的任務。在一次的面談中，朋友的公司便遇到了這個難題，劈頭而來的就是兩大苦惱，一是所發的電郵，大部份被掉入垃圾郵件（Spam mail），第二個苦惱就是收件者沒有收到電郵，是收不到，還是發不出也未知，總之就是所發的電郵就像掉入了黑洞，不見天日了。

這是各大企業總有機會遇到的問題，而且其嚴重性是：一經發生，不能立即解決，而是需要一段時間才可恢複。所以，要處理這些苦惱，必須從預防開始。在談論預防時，不得不先要解釋下列的專業用語：

IP（Internet Protocol），網絡之間的互連協議，是電腦在互聯網進行互相發放訊息的規則，而 IP Address 可理解為每一個電腦或伺服器的位置。

DNS （Domain Name System），域名系統，把人性化的域名轉化為電腦的 IP address。

SPF（Sender Policy Framework），發送者的策略架構，是電子郵件驗證系統，一種 DNS 記錄。

DKIM（Domain Keys Identified Mail），電郵驗證技術，利用密碼金輪來簽署和驗證電郵的合法性。

DMARC（Domain Message Authentication Reporting and Conformance），是在SPF 和 DKIM 下的記錄，用以將來電郵者驗名正身，和拒絕偽造域名的電郵。

從這些專有名詞所代表的專有技術，你就會明白，我們所發出的電郵，在發出之時，已不斷被驗證為『附合協議』、或『並沒有違反協議』，而獲合法授權傳遞訊的個人、及公眾身份。垃圾郵件是指接受方不想接收到的郵件，只要透過嚴謹、不斷改善和應變的技術，驗證郵件是由合法、友善、健康的身份而來的，就會受歡迎，被扔掉的機會相對減少。

要證明自己（郵件）是合法、友善、健康，不是單靠用家而能做到的，必須要與電郵服務供應商（ESP Email Service Provider）緊密合作才可以，作為用家，只能誠心地寫好一封電郵，有吸引人的主題、內容，設計成美麗的版面，這是前台（front end）要做的準備，而在後台（backend）；作為電郵服務供應商，是要維持系統合乎 SPF、DKIM、DMARC指引，而不同互聯網平台的指引、法規會不定時更新，要不時和平台把關的人員溝通、搓商、協議，才能保持後台的領域正常發展。

電郵服務供應商是有責任去維持互聯網通訊的合法性暢通的，所以，在電郵營銷推廣的行動中，必須要與一間有經驗、進取和不斷改進的電郵服務供應商合作。


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